lunes, 26 de abril de 2010

Procesos de Almacen


Mapa de proceso del sistema de almacenaje.
Un proceso es una secuencia de actividades que permite obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tantas actividades materiales, informativas y financieras.
Otro concepto, pudiera ser una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman los inputs en un output. Un proceso de trabajo incorpora valor a los inputs transformándolos o utilizándolos para producir algo nuevo". (5)
Misión
Almacenar los materiales y recursos garantizando el suministro oportuno de los productos requeridos para asegurar las actividades productivas y de servicios además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las necesidades del cliente.
IV- Relación de procesos del servicio almacén
Código Procesos
01 Gestión de pedidos
02 Gestión de inventario
03 Recepción de mercancías
04 Almacenaje
05 Consolidación y desconsolidación
06 Cross docking (*)
07 Predespacho
08 Despacho
09 Tratamiento y control de envases y embalaje
10 Evacuación de desechos
11 Auditoria
Las interrelaciones que se pueden establecer entre los diferentes procesos pueden verse en la figura No.1
* Cross docking: Mercancía que no forma parte del inventario del almacén, sino que entra y vuelve a salir del almacén inmediatamente que se preparan los despachos de los clientes.

Figura No 1 Mapa del proceso de almacenaje
En cada uno de estos procesos se deben establecer la relación de actividades fundamentales que se realizan, determinando la información de entrada y de salida necesaria para implementar el control interno.
El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.
La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles conllevan a erradicar las deficiencias en el sistema de almacenaje, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad.
Gestión de riesgos en el proceso de almacenes
Es importante conocer cuales son los riesgos fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje sino se cumplen con las medidas de control interno para la actividad que se realiza (4), en la siguiente tabla hay un ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los consiguientes riesgos al mismo.
Riesgos Gestión de Riesgos
Ocurrencias de robos Cuando el encargado de almacén detecta un robo o hurto, debe comunicarlo de inmediato al Jefe de sección, que a su vez avisará al Director del almacén y a Protección Física, para que garantice la preservación del lugar y determine medidas a seguir ante el hecho.
Mermas Faltantes Sobrantes Deterioros Cuando se trate de mermas, deterioros, derrame, el Encargado de almacén comunicará de inmediato al Jefe de sección el cual confeccionará el correspondiente Acta que entregará en el término de 24 horas en Contabilidad, la que de inmediato abrirá el expediente, que debe ser resuelto por el Jefe de sección en el término de 30 días, además, deberá comunicar al jefe de la comisión de investigación de faltantes y sobrantes, compuesta por:
• Jefe de sección.
• Director del almacén.
• Jefe del departamento de control de inventario.
• Encargado del Submayor en el departamento de contabilidad.
• Máximo representante del área que utiliza este producto almacenado.
La mercancía se debe mantener para ser revisada por la comisión, que al examinarla emitirá un acta con las causas investigadas y la recomendación sobre el destino de la misma. La mercancía será destinada de acuerdo a la aprobación dada por la comisión, y le entregará su veredicto a Contabilidad para incorporarlo al expediente. En cualquier caso, el Director del almacén deberá determinar la responsabilidad en el caso y enviar a Contabilidad un acta con las conclusiones logradas y las medidas tomadas.
nota: La comisión debe acudir al lugar del hecho en un término de 24h después de ser notificado.
Productos ociosos El Director del Almacén realiza el trámite correspondiente, donde se declara sus inventarios ociosos y de lento movimiento, manteniendo la propiedad, posesión y custodia, garantizando su conservación y disponibilidad para la venta. La firma de autorizo para este trámite esta dada por el Director de Economía.

Incendios Se toman todas las medidas que sean necesarias para extinguir el incendio, conjuntamente se realiza la denuncia al órgano competente el cual se encarga de determinar las causas que originaron el siniestro y llegar a conclusiones ante el hecho.
Perdida o deterioro de la tarjeta de estiba El Encargado del almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en productos, para que este realice un listado con el submayor existente en el Ordenador (listado de existencias) y confeccione una nueva tarjeta de estiba, verificando con el físico en el almacén.
Las cantidades y/o pesos difieren de la cantidad grabada en el embalaje en la Recepción. Deberá separase y solicitar la presencia de la Comisión de Baja Técnica para le correspondiente verificación y dictamen al respecto de acuerdo a las normas establecidas. Sin este requisito no podrá entregar ninguna mercancía.
Deterioro de la mercancía en su manipulación. El Encargado de almacén se responsabiliza con notificar al Técnico en producto del suceso ocurrido, este se encarga de determinar las causas e informarle al Director del almacén. Cuando ocurre el hecho se preserva el lugar, en caso de que el daño sea mayor se avisará a la comisión de investigación de faltantes y sobrantes que determinará el destino del producto deteriorado.
Deterioro de la mercancía en su transportación Ante la ocurrencia de este riesgo, se preserva el lugar y se le notifica al Jefe de sección y a su vez, este avisará al Director, para tomar las medidas que sean pertinentes según el caso dado. Si son daños mayores, se le comunicará a la Comisión de Faltantes y Sobrantes, para que determine el destino del producto.